Gefälscht ist nicht gleich gehackt.
Beim Spoofing wird nur der Absender gefälscht. Das echte Postfach ist dabei nicht betroffen. Anders ist es, wenn Betrüger tatsächlich das Postfach eines Mitarbeiters oder Lieferanten übernommen haben. Dann kommen die E-Mails wirklich von der echten Adresse. Beides ist gefährlich, erfordert aber unterschiedliche Gegenmaßnahmen.
Die eigene Firmenadresse schützen.
Mit den technischen Einträgen SPF, DKIM und DMARC können Empfänger prüfen, ob eine E-Mail wirklich von Ihrer Firma kommt. Das macht einfache Fälschungen Ihrer Adresse deutlich schwerer. Wie das funktioniert, erklären wir im Beitrag SPF, DKIM und DMARC verständlich erklärt.
Der angezeigte Name kann lügen.
Viele E-Mail-Programme zeigen nur einen Namen an, zum Beispiel „Max Mustermann“, und nicht die Adresse dahinter. Diesen Namen kann jeder frei wählen. Ein Blick auf die tatsächliche Adresse lohnt sich deshalb immer, wenn eine E-Mail ungewöhnlich ist.
Achtung bei der Antwortadresse.
Manchmal ist der Absender echt oder täuschend ähnlich, aber die Antwort geht an eine ganz andere Adresse. Wer auf „Antworten“ klickt, schreibt dann direkt an die Betrüger. Achten Sie bei ungewöhnlichen Anfragen darauf, an wen Ihre Antwort wirklich geht.
Zum Verwechseln ähnliche Adressen.
Betrüger registrieren gern Adressen, die Ihrer zum Verwechseln ähnlich sehen, zum Beispiel mit zwei vertauschten Buchstaben oder einem zusätzlichen Bindestrich. Dagegen helfen SPF, DKIM und DMARC nicht, denn die ähnliche Adresse gehört ja tatsächlich den Betrügern. Hier hilft nur genaues Hinsehen und im Zweifel ein Anruf.
Hinweise auf externe E-Mails.
Viele E-Mail-Systeme können Nachrichten von außerhalb der Firma mit einem Hinweis kennzeichnen, zum Beispiel „Externe E-Mail“. Trägt eine E-Mail vom angeblichen Chef diesen Hinweis, ist das ein deutliches Warnsignal.
Einstellungen pflegen.
Neue Programme, die E-Mails verschicken, ein neuer Newsletter-Dienst oder ein neuer Scanner verändern die Wege, über die Ihre E-Mails verschickt werden. Deshalb müssen die Schutzeinstellungen regelmäßig angepasst werden. Das gehört zur laufenden E-Mail-Sicherheit.
Im Zweifel anrufen.
Die wirksamste Maßnahme ist oft die einfachste: Wenn eine E-Mail ungewöhnlich ist, um Geld oder Passwörter bittet oder Zeitdruck macht, rufen Sie den angeblichen Absender unter einer bekannten Nummer an. Das kostet eine Minute und kann viel Geld sparen.