Mit der Systemübersicht beginnen.
Dokumentiert werden sollten zentrale Server, Netzwerkkomponenten, Cloud-Dienste, wichtige Anwendungen und deren Abhängigkeiten. Dabei reicht eine Inventarliste allein nicht aus. Entscheidend ist, welche Funktion ein System erfüllt und was von ihm abhängt.
Ein einfacher Netzplan kann zusätzlich zeigen, wie Standorte, VLANs, Firewalls und externe Verbindungen zusammenhängen.
Zuständigkeiten und Ansprechpartner festhalten.
Bei einem Ausfall muss klar sein, wer Entscheidungen treffen darf, welcher Dienstleister zuständig ist und wie Hersteller oder Provider erreichbar sind. Telefonnummern und Vertragsreferenzen gehören deshalb ebenso zur Dokumentation wie technische Daten.
Besonders wichtig sind Eskalationswege außerhalb der normalen Bürozeiten, wenn kritische Systeme betroffen sind.
Zugänge dokumentieren, Passwörter schützen.
Die Dokumentation sollte beschreiben, welche administrativen Konten existieren und wofür sie verwendet werden. Passwörter selbst gehören dagegen in ein geeignetes geschütztes Passwortsystem und nicht unverschlüsselt in ein Dokument.
Auch Wiederherstellungscodes, Notfallkonten und Mehrfaktor-Verfahren müssen so organisiert sein, dass sie bei einem Vorfall verfügbar bleiben.
Dokumentation braucht Pflege.
Eine IT-Dokumentation ist nur so gut wie ihr letzter Aktualisierungsstand. Änderungen an Netz, Servern, Cloud-Diensten und Zuständigkeiten sollten deshalb Teil des normalen Änderungsprozesses sein.
Ein jährlicher Großputz ersetzt keine laufende Pflege, kann aber zusätzlich Lücken sichtbar machen.
Verträge und Laufzeiten gehören dazu.
Internetanschlüsse, Lizenzen, Wartungsverträge und Cloud-Abonnements beeinflussen den Betrieb. Vertragsnummern, Ansprechpartner und Kündigungsfristen müssen nicht in jedem technischen Detail dokumentiert sein, sollten aber auffindbar verknüpft werden.
Das reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitern, die solche Informationen sonst nur aus persönlicher Erfahrung kennen.
Notfallinformationen getrennt verfügbar halten.
Wenn die zentrale Dokumentationsplattform selbst ausfällt, muss ein kleiner Notfallbestand trotzdem erreichbar sein. Dazu gehören Kontaktwege, zentrale Systemnamen, Wiederherstellungszugänge und Hinweise auf externe Backup-Ziele.
Dieser Notfallbestand sollte geschützt, aber unabhängig genug gespeichert sein, um auch bei einem größeren Infrastrukturproblem genutzt werden zu können.
Änderungsdatum und Verantwortlicher schaffen Vertrauen.
Bei jeder wichtigen Dokumentseite sollte erkennbar sein, wann sie zuletzt geprüft wurde und wer für ihren Inhalt verantwortlich ist. Ohne diese Angaben weiß ein Techniker im Störungsfall nicht, ob er einer Information noch vertrauen kann.
Veraltete Dokumentation kann gefährlicher sein als eine erkennbare Lücke, weil sie zu falschen Entscheidungen führt.
Dokumentation nach Nutzen priorisieren.
Nicht jede Kleinigkeit benötigt eine ausführliche Beschreibung. Zuerst sollten Informationen dokumentiert werden, deren Fehlen bei Störung, Sicherheitsvorfall oder Personalwechsel unmittelbare Auswirkungen hätte.
So entsteht schrittweise eine belastbare Grundlage, ohne dass das Projekt an einem unrealistischen Anspruch auf vollständige Dokumentation scheitert.