Mit einer einfachen Übersicht anfangen.
Welche Geräte gibt es? Rechner, Server, Drucker, Firewall, WLAN und Telefonanlage. Welche Programme und Online-Dienste nutzen Sie? Wo stehen die Geräte, und wie hängen sie zusammen? Schon eine einfache Liste hilft im Notfall enorm.
Wer ist wofür zuständig?
Für jedes wichtige System sollte klar sein: Wer kümmert sich intern darum? Welcher Dienstleister ist zuständig? Wie erreicht man ihn, auch außerhalb der Geschäftszeiten? Und welche Kunden- oder Vertragsnummer braucht man dafür?
Zugänge ja, Passwörter geschützt.
In die Dokumentation gehört, welche Zugänge es gibt und wer sie nutzt. Die Passwörter selbst gehören aber nicht in ein Word-Dokument oder auf einen Zettel, sondern in einen geschützten Passwort-Tresor. Dort lässt sich genau festlegen, wer was sehen darf.
Verträge und Laufzeiten.
Lizenzen, Wartungsverträge, Internetanschluss und Domains: Wer kennt die Laufzeiten und Kündigungsfristen? Wenn eine Domain oder ein Zertifikat ausläuft, kann das die E-Mails oder die Webseite lahmlegen.
Der Notfallplan muss auch ohne Server erreichbar sein.
Was nützt die beste Dokumentation, wenn sie auf dem Server liegt, der gerade ausgefallen ist? Die wichtigsten Notfallinformationen sollten deshalb auch an einem zweiten Ort verfügbar sein, zum Beispiel als geschützter Ausdruck im Tresor.
Mit Datum und Namen.
Jeder Eintrag sollte ein Datum und den Namen dessen tragen, der ihn zuletzt geändert hat. So sieht man sofort, ob eine Information noch aktuell ist oder seit Jahren nicht mehr gepflegt wurde.
Aktuell ist wichtiger als perfekt.
Eine Dokumentation, die einmal geschrieben und dann vergessen wird, ist nach einem Jahr veraltet. Besser ist eine einfache Dokumentation, die bei jeder Änderung kurz aktualisiert wird.
Mit dem Wichtigsten anfangen.
Sie müssen nicht alles auf einmal aufschreiben. Fangen Sie mit dem an, was im Notfall am meisten hilft: Notfallkontakte, die wichtigsten Systeme, die Datensicherung und die Zugänge. Den Rest ergänzen Sie nach und nach. Mit unserer IT-Dokumentation übernehmen wir das für Sie und halten sie aktuell.