Warum gerade die Buchhaltung?
In der Buchhaltung wird Geld bewegt. Ein einziger erfolgreicher Betrug kann eine fünf- oder sechsstellige Summe kosten, die meist nicht zurückkommt. Gleichzeitig kommen dort täglich viele Rechnungen an, und bei einer mehr fällt der Unterschied oft nicht auf.
Die wichtigste Regel: Bankdaten nie nur per E-Mail ändern.
Wenn ein Lieferant per E-Mail mitteilt, dass sich seine Bankverbindung geändert hat, rufen Sie ihn an. Und zwar unter der Nummer, die Sie schon kennen, und nicht unter der Nummer aus der E-Mail. Diese eine Regel verhindert viele Betrugsfälle.
Der falsche Chef.
Eine E-Mail vom Geschäftsführer: Er sei gerade unterwegs, es gehe um etwas Vertrauliches, das Geld müsse heute noch raus. Solche Nachrichten setzen auf Zeitdruck und Respekt vor dem Vorgesetzten. Legen Sie deshalb fest: Ungewöhnliche Zahlungen werden immer telefonisch oder persönlich bestätigt, auch wenn sie angeblich vom Chef kommen. Und der Chef sollte das ausdrücklich unterstützen.
Echte Details machen Fälschungen glaubwürdig.
Manchmal haben Betrüger vorher das echte Postfach eines Lieferanten übernommen. Dann antworten sie in einem laufenden E-Mail-Verlauf, mit echten Rechnungsnummern und dem richtigen Ansprechpartner. Deshalb gilt die Rückruf-Regel auch dann, wenn alles echt aussieht.
Technik hilft, ersetzt aber nicht den gesunden Menschenverstand.
Ein guter Spamfilter, Hinweise bei externen Absendern und technische Echtheitsnachweise für E-Mails fangen vieles ab. Aber nicht alles. Die letzte Kontrolle liegt beim Menschen, der die Überweisung freigibt.
So üben, wie es im Alltag wirklich läuft.
Schulungen wirken am besten, wenn sie die echten Abläufe in Ihrer Buchhaltung aufgreifen: Wer gibt Zahlungen frei? Wer darf Bankdaten ändern? Wen ruft man an, wenn einem etwas komisch vorkommt?
Verdächtige E-Mails nicht einfach weiterleiten.
Wer eine verdächtige E-Mail mit der Frage „Ist das echt?“ an Kollegen weiterleitet, verteilt sie im schlimmsten Fall im ganzen Haus. Besser ist ein fester Meldeweg, zum Beispiel ein Anruf beim zuständigen Ansprechpartner oder ein Meldeknopf im E-Mail-Programm.
Wenn doch jemand hereingefallen ist.
Sofort melden, ohne Angst vor Ärger. Je schneller die Bank informiert wird, desto größer ist die Chance, das Geld noch zurückzuholen. Außerdem sollte geprüft werden, ob die gleiche E-Mail auch bei anderen Mitarbeitern angekommen ist. Wie Sie Ihr Team darauf vorbereiten, zeigt unsere Mitarbeiter-Schulung.