Warum das wichtig ist.
Jeder kann eine E-Mail mit einem beliebigen Absender verschicken, ähnlich wie man auf einen Briefumschlag jeden beliebigen Absender schreiben kann. Betrüger nutzen das, um sich als Ihre Firma, Ihr Chef oder Ihr Lieferant auszugeben. SPF, DKIM und DMARC helfen den Empfängern zu erkennen, ob eine E-Mail wirklich von Ihnen stammt.
Alle drei Einträge gehören zu Ihrer Domain, also zu dem Teil Ihrer E-Mail-Adresse hinter dem @.
SPF: Wer darf in Ihrem Namen senden?
Mit SPF hinterlegen Sie eine Liste der Server, die E-Mails für Ihre Firmenadresse verschicken dürfen, zum Beispiel Microsoft 365 und Ihr Newsletter-Programm. Kommt eine E-Mail von einem Server, der nicht auf der Liste steht, ist das ein Warnsignal.
DKIM: Das elektronische Siegel.
DKIM versieht jede ausgehende E-Mail mit einer Art elektronischem Siegel. Der Empfänger kann damit prüfen, ob die Nachricht wirklich aus Ihrem Mailsystem stammt und unterwegs nicht verändert wurde.
DMARC: Was passiert mit Fälschungen?
DMARC verbindet beides und legt fest, was mit E-Mails passieren soll, die die Prüfung nicht bestehen: nur beobachten, in den Spam-Ordner verschieben oder ganz ablehnen. Außerdem können Sie sich Berichte schicken lassen, wer in Ihrem Namen E-Mails verschickt.
Nicht gleich die strengste Stufe wählen.
Wenn Sie sofort alle nicht bestandenen E-Mails ablehnen lassen, verschwinden möglicherweise auch echte E-Mails. Zum Beispiel Rechnungen aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder Nachrichten vom Multifunktionsdrucker. Deshalb beginnt man in der Regel mit „nur beobachten“ und verschärft die Einstellung Schritt für Schritt.
Die Berichte auswerten.
Die DMARC-Berichte zeigen, welche Systeme in Ihrem Namen E-Mails verschicken. Oft tauchen dabei Dienste auf, an die niemand gedacht hat. Erst wenn alle echten Absender richtig eingetragen sind, sollte die strengere Stufe folgen.
Auch Nebenadressen schützen.
Betrüger weichen gern auf Varianten Ihrer Adresse aus, zum Beispiel auf Unteradressen wie rechnung.ihre-firma.de. Auch diese sollten geschützt sein, selbst wenn Sie sie gar nicht nutzen.
Einträge aktuell halten.
Wenn Sie einen neuen Dienst einführen, der E-Mails verschickt, muss er in die Einträge aufgenommen werden. Sonst landen seine Nachrichten beim Empfänger im Spam. Deshalb gehören SPF, DKIM und DMARC zur laufenden Pflege Ihrer E-Mail-Sicherheit.